DWP

La funzione Internal Communication & Digital Workplace del Gruppo Unipol da tempo persegue una strategia multicanale integrata di coinvolgimento e ingaggio della popolazione aziendale che pone il collega e i suoi bisogni al centro e mira a creare senso di appartenenza e cultura aziendale.
All’interno di questa strategia si colloca il Digital Workplace, concettualizzato come uno spazio di co-working digitale che offre alle aziende l'opportunità di promuovere un nuovo modo di lavorare e condividere conoscenze che metta al centro le persone, per garantire agli employee un'esperienza multidimensionale e multicanale, dove lavorare in modo più efficace.
La metodologia prevede tre momenti di ascolto volti ad indagare i diversi aspetti della vita lavorativa e, a partire dalle esigenze emerse, individuare un unico ambito di azione per la creazione di un ambiente (chiamato appunto digital workplace) che deve avere le seguenti caratteristiche fondanti:

• Accessibilità intuitiva: un unico punto di accesso profilato volto a supportare la semplificazione e l'efficienza del lavoro
• Efficacia della strategia di comunicazione: diffusione capillare delle comunicazioni per promuovere la simmetria informativa
• Knowledge sharing: abilitare la collaborazione e l'efficienza dei processi interni e la diffusione della conoscenza.

Per introdurre il Digital Workplace all’interno del Gruppo Unipol, è stata individuata come Area aziendale pilota la Funzione Chief Claims Officer/Ufficio sinistri. Da questa prima sperimentazione interna abbiamo potuto constatare numerosi vantaggi del DWP; quali ad esempio: un'esperienza utente unica grazie alla possibilità di integrare diverse applicazioni, accessibilità ai contenuti da qualsiasi dispositivo (anche mobile), gestione dei dati e piattaforma basata su cloud.
Tutto ciò ha consentito una collaborazione orizzontale e una maggiore comunicazione e condivisione. A valle dell’ esempio virtuoso della funzione Claims, un’altra funzione aziendale, Customer Advocacy di Chief Legal Officer, ha voluto replicare il modello, riconoscendo i vantaggi di lavorare in uno spazio digitale dove condividere documenti, conoscenza e iniziative specifiche per il proprio gruppo di lavoro.

Il vero digital workplace
In un’attenta fase di assesment sono state raccolte le esigenze di alto livello e le principali abitudini lavorative. Dopo di chè, partendo dal vecchio ambiente chiamato ‘’Petra’’, abbiamo creato un vero e proprio Digital Workplace, con l’obiettivo di ottimizzare i processi all’interno della funzione sia sfruttando la tecnologia, sia favorendo internamente uno scambio di esperienze fra tutti i membri dei Gruppi di Lavoro. Si tratta di un sito SharePoint che funge da hub di comunicazione e gestione della conoscenza dell’intera funzione.
Per supportare i colleghi nell’adozione dei nuovi strumenti e dell’ambiente sono state condivise delle linee guida di utilizzo e previsti dei momenti di formazione. È stato inoltre messo a terra un piano di comunicazione strutturato per illustrare i principali vantaggi del nuovo modo di lavorare.
In ultimo, per mantenere l’ambiente sempre animato è stato identificato e appositamente formato un Comitato editoriale dedicato alla ricerca e creazione dei contenuti. Considerati i vantaggi apportati dal Digital Workplace del Chief Claims Officer (2170 colleghi) e del DWP Customer Advocacy (50 colleghi) di Chief Legal Officer si è deciso di estendere l'applicazione del modello anche su un’altra funzione del Gruppo, ovvero del Chief Commercial Officer (780 colleghi).