NOI.IREN

Nel 2023, Iren ha lanciato noi.iren, un Digital Workplace integrato in cui la comunicazione, la collaborazione, la condivisione, l'accesso alle informazioni e alla documentazione di Sistema sono fruibili da un unico "touch-point", che supporta gli utenti nella vita aziendale.
L’iniziativa nasce e si sviluppa in risposta ad esigenze specifiche legate alla crescita dell'azienda, alla necessità di migliorare la comunicazione interna, all'evoluzione tecnologica e a un impegno più ampio verso l'efficienza operativa e la sostenibilità.

Obiettivi a cui risponde
Alcuni dei principali obiettivi ed esigenze del progetto sono:

• Comunicazione interna più efficace, una piattaforma avanzata che consenta la condivisione rapida ed efficace di strategia industriale e contenuti approfonditi sul business, ma anche veicoli con chiarezza informazioni sulla vita in azienda, oltre che procedure e documentazione interna.
• Miglioramento dell'efficienza operativa, necessità di migliorare la produttività e semplificare i processi interni, consentendo alle persone di accedere rapidamente e più facilmente agli applicativi.
• Leverage su Office 365, integrazione di noi.iren con gli strumenti di Office 365, come Microsoft Teams, Outlook e altre applicazioni aziendali, per massimizzare l'efficienza nella gestione documentale, nelle comunicazioni e nelle attività lavorative quotidiane
• Accesso profilato alle informazioni, migliorando l’esperienza utente e offrendo contenuti pertinenti profilati in base alla Società e al territorio di appartenenza, ai ruoli e alle attività delle persone.
• Accesso personalizzato alle informazioni, grazie ad uno spazio costruito intorno alle esigenze delle singole persone, che ciascun utente possa personalizzare con servizi (app) e contenuti informativi di maggior interesse.
• Aumentare la Collaborazione, favorire la collaborazione tra le persone, soprattutto in un contesto in cui i team sono distribuiti su diverse sedi e lavorano da remoto. Promuovere la condivisione di conoscenze e di esperienze. Dall’analisi delle esigenze alla progettazione e sviluppo delle soluzioni

Il progetto noi.iren è stato sviluppato attraverso un gruppo di lavoro interfunzionale tra ICT, HR e Comunicazione Interna, che ha costituito un team coeso e trasversale.
Fin dall’inizio, il processo di sviluppo ha visto una fase di analisi orientata alla partecipazione e all’ascolto: sono stati realizzati focus group (4 gruppi con persone selezionate secondo criteri di rappresentatività della popolazione aziendale per attività lavorativa, età anagrafica, genere, ruolo, società di appartenenza, territorio) per indagare abitudini, contenuti, bisogni soddisfatti e criticità riscontrate, desiderata e miglioramenti richiesti, interviste al management per raccogliere la visione e identificare bisogni e priorità, una survey aperta a tutta la popolazione aziendale per raccogliere evidenze quantitative e qualitative.
Il processo ha coinvolto oltre 1.800 persone con più di 600 suggerimenti raccolti, integrando esigenze eterogenee in un'unica piattaforma coerente e accessibile.
È stata fatta sintesi di quanto emerso sulla base di: esperienza d’uso, punti di attenzione e priorità, opportunità e vincoli, valore del progetto per l’azienda e per le persone differenziando fra i diversi stakeholder (management, personale impiegatizio, coloro che operano in impianto e mobilità).
Tutto questo ha condotto alla fase successiva di design e progettazione con uno studio approfondito delle funzionalità del digital workplace e una lista di soluzioni che sono state implementate per rispondere alle esigenze emerse in fase di analisi: personalizzazione e profilazione, area personale, ricerca efficace, canali tematici, area dedicata al supporto, integrazione con le altre applicazioni.

Le funzionalità chiave Integrazione con strumenti Office 365 e con gli applicativi aziendali
Il digital workplace Noi.iren è uno strumento integrato che centralizza l’accesso a oltre 100 applicativi aziendali; l’integrazione con gli applicativi Microsoft 365, l’organigramma aziendale, la rubrica e il sistema documentale interno offre un ambiente di lavoro digitale unificato e moderno. My page e personalizzazione dello strumento.
L’utente può scegliere le app preferite, i contenuti da seguire tramite tag tematici e salvare documenti e pagine per accessi futuri. Tutto questo è possibile grazie alla My Page, una dashboard personale, progettata per offrire a ciascun utente un'esperienza unica, coerente con il proprio ruolo e i propri interessi.
La My Page è il cuore pulsante dell'esperienza utente di noi.iren., si tratta di uno spazio personale, configurabile e dinamico che riflette gli interessi di ogni utente. La stessa consente l’accesso veloce a servizi/applicazioni preferite e la consultazione di informazioni di maggiore interesse. L’utente può configurarla al primo accesso e successivamente andando nella propria pagina può modificare le impostazioni, selezionando applicazioni e temi di interesse e, infine, aggiungendo contenuti attraverso i bookmark.

Caratteristiche principali della My Page
Le mie Applicazioni: facilità di accesso agli strumenti di lavoro con collegamenti rapidi alle applicazioni utili personalizzate in base all’attività svolta dalla persona
Contenuti per me: notizie, aggiornamenti e documentazione sono selezionati in base ai tag tematici scelti e alle profilazioni aziendali (società, territorio, ruolo).
Contenuti salvati: le pagine utili che l’utente decide di salvare cliccando sul segnalibro disponibile in tutte le pagine. È possibile salvare anche singoli documenti per una consultazione veloce.
Accesso rapido e integrato: dal calendario personale agli eventi aziendali, dai preferiti alle applicazioni principali, tutto è a portata di clic e aggiornato in tempo reale.
Accessibilità garantita: l’interfaccia è completamente responsive, pensata per il personale operativo che accede via smartphone e tablet.
I contenuti principali e più recenti della My Page sono sempre presenti nella colonna destra di tutte le pagine del digital workplace: sono raccolti link veloci alle app più usate, ultimi contenuti salvati o proposti, appuntamenti recenti.
La sezione completa è raggiungibile sia dalla colonna di destra che dal menù di navigazione.

Profilazione
Le news e i documenti sono profilati per Business, Società, Territorio. La scelta è quella di una profilazione per prevalenza e non esclusiva: tutte le persone dell’organizzazione possono accedere a tutti i contenuti, ma ciascuno nelle pagine ha in evidenza e prefiltrati i contenuti profilati per società/BU/territorio di appartenenza in modo da facilitare l’accesso a informazioni e documenti più pertinenti.
Togliendo il prefiltraggio verranno resi disponibili tutti i file della raccolta (come Comunicati Aziendali, documenti di sicurezza o del sistema di gestione certificato, loghi, informative privacy e modello 231...)
In homepage è presente un blocco «news dalla mia società e dal Gruppo».
L'utente, in base alla società di appartenenza, vede in quel box news pubblicate e profilate per il profilo dell'utente. Il prefiltraggio intelligente riduce il rumore informativo e favorisce il raggiungimento del target.

Ricerca avanzata
In tutte le pagine è disponibile un motore di ricerca che consente di trovare rapidamente:
• Persone del Gruppo (con dati di contatto, sede, ruolo e collegamento diretto a email, Teams, organigramma)
• Documenti (ricercabili per titolo, abstract, data – con possibilità di salvataggio o condivisione)
• Applicazioni aziendali (con schede informative e tutorial) • Contenuti multimediali (immagini, video, raccolte)
• Siti aziendali e numeri utili (con indirizzi mappati e contatti) La ricerca è filtrabile per tipologia di contenuto (es. persone, app, documenti, ecc.) e mostra anche le ultime 3 ricerche recenti dell’utente.
Sono inoltre disponibili azioni rapide personalizzate, basate sulle ricerche più frequenti emerse dagli analytics, per accedere subito ai contenuti più utili. Un ulteriore valore aggiunto è che ogni pagina è commentabile, incoraggiando il dialogo e la collaborazione. In ciascun contenuto è indicato il referente tematico, che favorisce la circolazione della conoscenza e l’individuazione rapida della persona giusta da contattare.
La ricerca avanzata, combinata con un sistema di prefiltraggio basato su società, BU, ruolo e territorio, migliora significativamente l’efficacia nel recupero delle informazioni.

Area supporto
L’area “Supporto – Come fare per” è un ulteriore punto di forza: è una guida pratica e strutturata che raccoglie le informazioni utili per gestire in autonomia le attività afferenti ai processi operativi e non solo.
Ma anche modulistica, FAQ, link agli strumenti, riferimenti di contatto e tutorial per le attività lavorative più ricorrenti, rendendo le informazioni facilmente accessibili e sempre aggiornate.
I contenuti riguardano temi come permessi, stipendi, orari di lavoro, trasferte, mense, assistenza informatica, logistica, auto aziendali e molto altro.
Ogni scheda di supporto include:
• Procedura passo-passo
• Link all’applicativo con cui gestire l’attività
• FAQ e consigli utili
• Modulistica e documentazione
• Contatti dei referenti che seguono i processi
• Accesso al supporto (es. ticket IT) Questa sezione migliora l’autonomia operativa, semplifica la vita lavorativa quotidiana e riduce il carico sui canali di assistenza.

Tutti questi elementi fanno di noi.iren una piattaforma progettata attorno alla persona e alle sue esigenze operative, capace di valorizzare il contributo individuale, semplificare l’esperienza d’uso e rafforzare il senso di appartenenza.

Conclusione e Motivazione della candidatura agli Ascai Media Awards 2025
Noi.iren rappresenta un caso virtuoso di evoluzione digitale che ha saputo unire ascolto attivo, design centrato sulla persona e tecnologie avanzate (integrazione con Microsoft 365 e SharePoint Online).
La My Page è l’espressione più tangibile di questo approccio: un ambiente cucito sui bisogni reali delle persone, che migliora la produttività, semplifica la comunicazione e rafforza l’identità aziendale in un ambiente digitale dinamico, moderno e coerente con l'evoluzione del lavoro.